Privacybescherming Stichting Kringloopbedrijf Het Warenhuis (klik hier voor de pdf)
Versie 2021
Kern
Bij Stichting Kringloopbedrijf Het Warenhuis (verder Het Warenhuis) werken mensen met en zonder afstand tot de arbeidsmarkt. De afstand tot de arbeidsmarkt kan onder andere veroorzaakt worden door een lichamelijke, verstandelijke of psychische reden of een combinatie van deze. Ook een gebrek aan (taal)vaardigheden of arbeidsritme komt voor.
De populatie met een dergelijke afstand is groot; in 2021 gaat het om ongeveer 100 mensen.
Daarnaast is er een onderscheid te maken tussen mensen met en zonder betaald dienstverband bij Het Warenhuis.
Om voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt een veilige en op maat gemaakte werkomgeving te kunnen creëren is het nodig om, met toestemming van de persoon in kwestie, een aantal bijzondere persoonsgegevens vast te leggen.
Daarnaast verleent Het Warenhuis een aantal diensten aan klanten: het ophalen en/of bezorgen van goederen en het uitlenen van een aanhangwagen. Om deze dienstverlening mogelijk te maken worden enkele gegevens genoteerd en bewaard. Ook wordt een deel van het gemeentelijke Fiets Fout = Fiets Weg-beleid uitgevoerd. In het kader hiervan worden gegevens verzameld om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
De pijlers waarop de privacybescherming rust:
- Het doel van gegevensverzameling
- De (soort) verzamelde gegevens
- Toestemming voor gegevensverzameling
- Gegevensbeveiliging; beperkte toegang tot gegevens
- Bewaartermijnen
Deze richtlijn kent drie delen: deel 1 betreft medewerkers van Het Warenhuis, deel 2 betreft klanten van Het Warenhuis en deel 3 betreft geregistreerde personen in het kader van de uitvoering van het gemeentelijke Fiets Fout = Fiets Weg-beleid.
DEEL 1: MEDEWERKERS
Het doel van gegevensverzameling
De verzameling van (persoons)gegevens vindt plaats tijdens een intakegesprek dat elke medewerker krijgt. Alle gegevens worden verstrekt met toestemming van de toekomstige medewerker. De vraag om toestemming is opgenomen in het intakeformulier dat dient als werkovereenkomst .
Allereerst wordt de identiteit van de medewerker vastgelegd door een aantal identificerende gegevens. Wanneer toestemming hiervoor wordt geweigerd kan inschrijving niet plaatsvinden en komt geen werkovereenkomst tot stand.
Een uitzondering hierop is het e-mailadres. Dit wordt al dan niet verstrekt en dient uitsluitend om communicatie te vereenvoudigen.
Tijdens de intake wordt ook een aantal bijzondere persoonsgegevens gevraagd om de werkplek voor de medewerker zo veilig mogelijk te maken en de begeleiding op de werkvloer aan te kunnen passen aan de persoonlijke behoeften van de medewerker. Weigering om deze gegevens te verstrekken heeft geen invloed op het tot stand komen van de werkovereenkomst.
Bij een betaald dienstverband worden gegevens gevraagd die wettelijk verplicht zijn en die te maken hebben met de salarisadministratie.
Wanneer een persoon aangeeft zich bij Het Warenhuis te willen ontwikkelen, op persoonlijk gebied of qua vaardigheden, wordt dit ontwikkeldoel opgenomen in de werkovereenkomst om de eventuele voortgang te monitoren en zo beoogde doelen te bereiken.
Tijdens ziekte van mensen met een betaald dienstverband of mensen gedetacheerd via SW-bedrijf De Zijl Bedrijven wordt een ziekteformulier ingevuld, waarop alleen de naam en enkele basale gegevens over de omstandigheden wordt genoteerd.
De (soort) verzamelde gegevens
Voorop staat dat zo min mogelijk gegevens worden verzameld.
De identificerende gegevens bestaan uit naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en geboortedatum.
De toekomstige medewerker wordt gevraagd een identiteitsbewijs te tonen, zodat de identiteit van de persoon kan worden vastgesteld; van de vaststelling wordt een aantekening gemaakt. Bij onbetaalde werkovereenkomsten wordt het BSN niet genoteerd. Bij een betaald dienstverband wordt het BSN wel genoteerd en een kopie van het identiteitsbewijs gemaakt.
Eventueel wordt een e-mailadres ingevuld.
Ook wordt gevraagd om een contactpersoon en telefoonnummer in geval van nood. Het geven van deze informatie mag geweigerd worden.
De toekomstige medewerker wordt gevraagd of hij, in het kader van zijn/haar eigen veiligheid en welzijn op de werkvloer, op vrijwillige basisinformatie wil geven die leidinggevenden kunnen helpen. Voorbeelden zijn het hebben van diabetes, een pacemaker, een rughernia of paniekaanvallen.
In geval van een betaald dienstverband worden tevens gegevens gevraagd die voor een correcte salarisadministratie noodzakelijk zijn.
De medewerker heeft het recht op inzage in zijn/haar gegevens.
Toestemming
Voor iedereen die bij Het Warenhuis arbeid verricht wordt een intakeformulier ingevuld in het bijzijn van de betreffende persoon. In dit formulier is de toestemming voor de verzameling en verwerking van gegevens opgenomen. Mondeling wordt deze paragraaf toegelicht zodat er werkelijk sprake is van een weloverwogen toestemming (informed consent).
Gegevensbeveiliging
Het Warenhuis spant zich in om de veiligheid van gegevens te waarborgen. De uitgangspunten hierbij zijn:
Beperking van het aantal mensen met toegang tot persoonsgegevens
Binnen Het Warenhuis zijn de verwerkers de directeur van Het Warenhuis, de operationeel directeur en de coördinatoren.
Deze mensen hebben een geheimhoudingsverklaring ondertekend en een Verklaring omtrent Gedrag verkregen.
Gegevens worden echter ook extern opgeslagen bij de volgende organisaties:
- BDO. Het betreft alleen personen die een betaald dienstverband hebben bij Het Warenhuis. Het doel is salarisverwerking.
- BrinQer. Het betreft alleen personen die een betaald dienstverband hebben. Het doel is verzuimbeheer.
Met deze organisaties is een verwerkersovereenkomst afgesloten.
Beveiliging van documenten (papier en digitaal)
De verwerkers binnen Het Warenhuis hebben allen een wachtwoord voor hun gebruikersprofiel op de computer.
Papieren dossiers zitten in een dossierkast die afgesloten is, tenzij er informatie in- of uitgehaald wordt.
Ingevulde ziekteformulieren, verlofbriefjes en doktersbezoekformulieren worden in een afsluitbare kantoorkast bewaard. Deze kast wordt afgesloten aan het einde van de werkdag.
De kantoorruimte waarin bovengenoemde kasten zich bevinden wordt telkens afgesloten wanneer de ruimte onbeheerd wordt achtergelaten.
De verwerkers hanteren een clean desk policy.
Datalekken
Na het constateren van een datalek zal elke actie ondernomen worden die nodig is om het lek te dichten. Welke actie wordt ondernomen is afhankelijk van het soort lek.
Binnen 72 uur zal het voorval gemeld worden aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan alle (mogelijke) slachtoffers.
Bewaartermijnen
Er worden verschillende termijnen gehanteerd.
Vijf jaar
Gegevens van medewerkers met een betaald dienstverband worden tot vijf jaar na het jaar waarin de werkovereenkomst wordt beëindigd bewaard. Verwijdering van gegevens gebeurt eenmaal per kalenderjaar.
Twee jaar
Gegevens van overige medewerkers worden tot twee jaar na het jaar waarin de werkovereenkomst wordt beëindigd bewaard. Verwijdering van gegevens gebeurt eenmaal per kalenderjaar.
Gegevens worden bewaard om bij een eventuele terugkeer naar Het Warenhuis snel de inschrijving te kunnen hernieuwen en ook de geschiedenis van de medewerker weer te kunnen terugroepen.
Voor de termijn van twee jaar is gekozen omdat de meeste mensen die uitstromen en terugkeren dat doen binnen deze termijn. Dit heeft te maken met de beperkte duur van werkgerelateerde trajecten. Na het uitstromen is daarom binnen twee jaar duidelijk of de uitstroom succesvol is of niet en of terugkeer naar Het Warenhuis gewenst is.
DEEL 2: KLANTEN
Het doel van gegevensverzameling
De enige reden waarom klantgegevens worden verzameld is om het ophalen en/of bezorgen van goederen of het uitlenen van een aanhangwagen mogelijk te maken.
De gegevens worden niet aan derden verstrekt en niet gebruikt voor promotiedoeleinden.
De (soort) verzamelde gegevens
Bij het maken van een ophaal- of bezorgafspraak wordt de klant gevraagd naam, adres, postcode, woonplaats en telefoonnummer te verstrekken. Bij het lenen van een aanhangwagen wordt in aanvulling daarop gevraagd naar een e-mailadres, IBAN en kenteken van de trekkende auto.
Toestemming
Zonder de verstrekking van deze gegevens is de dienstverlening niet mogelijk.
Op verschillende pagina’s van de website www.kringloopwarenhuis.nl wordt de klant op de hoogte gebracht van het verzamelen en bewaren van persoonsgegevens.
Gegevensbeveiliging
Het Warenhuis spant zich in om de veiligheid van gegevens te waarborgen. De uitgangspunten hierbij zijn:
Beperking van het aantal mensen met toegang tot persoonsgegevens
Binnen Het Warenhuis hebben alleen de medewerkers van het telefoonteam, kassamedewerkers, coördinatoren, de directeur en de operationeel directeur via een wachtwoord toegang tot de klantgegevens.
De klantgegevens worden bij twee externe partijen ondergebracht via het kassasysteem en de afsprakensoftware. Met deze partijen is een verwerkersovereenkomst gesloten.
Beveiliging van documenten (papier en digitaal)
Elke kassamedewerker heeft een eigen wachtwoord en bij het Telefoonteam heeft elk profiel een wachtwoord.
Datalekken
Na het constateren van een datalek zal elke actie ondernomen worden die nodig is om het lek te dichten. Welke actie wordt ondernomen is afhankelijk van het soort lek.
Binnen 72 uur zal het voorval gemeld worden aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan alle (mogelijke) slachtoffers.
Bewaartermijn
Klantgegevens worden eenmaal per kalenderjaar gewist/weggegooid.
DEEL 3: GEREGISTREERDE PERSONEN IN HET KADER VAN DE UITVOERING VAN HET GEMEENTELIJKE FIETS FOUT = FIETS WEG BELEID
Het doel van gegevensverzameling
Het doel van de gegevensverzameling is het voldoen aan de contractuele verplichtingen in het kader van het gemeentelijke Fiets Fout = Fiets Weg-beleid tussen Het Warenhuis en de gemeente Leiden.
De (soort) verzamelde gegevens
De verzamelde gegevens zijn wettelijk bepaald. De gegevens worden online opgeslagen in een door de gemeente Leiden beheerde omgeving.
Toestemming
Het verstrekken van de gegevens wordt gedaan in het kader van het voldoen aan een wettelijke verplichting en is noodzakelijk voor het terugkrijgen van de fiets.
Gegevensbeveiliging
Het Warenhuis spant zich in om de veiligheid van gegevens te waarborgen. De uitgangspunten hierbij zijn:
Beperking van het aantal mensen met toegang tot persoonsgegevens
Alleen medewerkers met toestemming hebben toegang tot de gegevens.
Beveiliging van documenten (papier en digitaal)
Alle medewerkers die toestemming hebben om de gegevens te verzamelen hebben een persoonlijke toegangscode.
Datalekken
Na het constateren van een datalek zal elke actie ondernomen worden die nodig is om het lek te dichten. Welke actie wordt ondernomen is afhankelijk van het soort lek.
Direct na ontdekking zal contact opgenomen worden met de gemeente Leiden en binnen 72 uur zal melding gedaan worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Bewaartermijn
Processen-verbaal worden na 13 weken vernietigd. Deze termijn is wettelijk bepaald.